I sistemi di valutazione dell'efficacia del personale, basati su KPI, stanno diventando sempre più popolari in Russia. I principali vantaggi di tali meccanismi sono la riflessione razionale delle attività delle aziende.

KPI: che cos'è?

KPI (KPI) è l'abbreviazione inglese di "chiave"indicatori di prestazione ", in russo è indicato come KPI - indicatori chiave (a volte - parametri) di efficienza. Ma nel suono originale oltreoceano viene utilizzata come norma. KPI - un sistema che consente di valutare l'efficacia dei dipendenti dell'azienda per raggiungere gli obiettivi (strategici e tattici).

Gli "indicatori chiave" consentono all'aziendaanalizzare la qualità della sua struttura, il potenziale per risolvere i problemi. Sulla base del KPI, si forma anche un sistema di gestione degli obiettivi. Questo è il fattore più importante: se non ci sono segni di indicatori di performance mirati, non è necessario applicare "indicatori chiave" a nulla. La gestione per obiettivi e KPI, quindi, sono due fenomeni correlati. Il primo riguarda principalmente la previsione dei risultati del lavoro e la pianificazione di come questi risultati saranno raggiunti.

Chi ha inventato il KPI?

Una risposta inequivocabile a questa domanda non è la storiadà, tuttavia è possibile tracciare, in che modo la gestione del mondo è andata alla comprensione dei KPI, di cosa si tratta e di quanto sia utile. Tra il XIX e l'inizio del XX secolo il sociologo Max Weber ha stabilito che ci sono due modi per valutare il lavoro dei dipendenti: il cosiddetto "sultano" e meritocratico. Sul primo - il capo ("Sultan") a sua discrezione ha valutato quanto bene una persona si occupa delle sue funzioni. L'inizio razionale qui gioca un ruolo secondario, la cosa principale è una percezione puramente emotiva del lavoro di un subordinato.

Un metodo meritocratico è quando i risultatiil lavoro è stimato su real realizzazioni, con connessione di meccanismi di misurazioni oggettive. Questo approccio è stato adattato dai teorici della gestione nei paesi occidentali e gradualmente cristallizzato in quello che conosciamo come il sistema KPI. Il lavoro di Peter Drucker, che si ritiene abbia trasformato la gestione in una disciplina scientifica, ha svolto un ruolo importante nel sistematizzare la valutazione razionale del lavoro del personale. I concetti dello scienziato affermano esplicitamente che ci sono degli obiettivi, e c'è una valutazione del grado della loro realizzazione attraverso gli indicatori chiave di prestazione.

KPI Pro

Il lato positivo principale del sistema KPI èdisponibilità di un meccanismo trasparente per tutti i dipendenti dell'azienda per valutare il lavoro e il lavoro dell'impresa nel suo insieme. Ciò consente alle autorità di valutare l'efficacia delle attività di tutte le strutture subordinate in tempo reale, di prevedere come saranno risolti i compiti e gli obiettivi raggiunti. Il vantaggio successivo di KPI è che la gestione ha uno strumento per regolare il lavoro dei subordinati se i risultati attuali sono in ritardo rispetto a quelli pianificati.

Se, ad esempio, in base ai risultati delle attività di misurazionenella prima metà dell'anno, è emerso che tali parametri di prestazione non sono sufficientemente alti, quindi si tengono workshop per identificare le ragioni e incoraggiare i dipendenti a fare meglio il lavoro dopo i prossimi sei mesi. Un altro aspetto positivo di KPI è il feedback tra lo specialista e il manager. Il primo riceverà non solo istruzioni e cavilli apparentemente parziali, ma osservazioni ben fondate, il secondo migliorerà le prestazioni specificando errori e carenze nel lavoro svolto dal subordinato.

Contro KPI

I risultati delle valutazioni nel quadro dei KPI (indicatoril'efficienza in quanto tale) può essere interpretata in modo non corretto, e questo è l'inconveniente principale di questo sistema. Di norma, la probabilità che si verifichi un problema simile è la minore, maggiore sarà l'attenzione nella fase di formazione dei criteri per la valutazione dei parametri di prestazione. Un altro meno di KPI - le aziende, per implementare questo sistema, dovranno spendere molte risorse (calcolate, di norma, in tempo, lavoro e finanza). Si tratta, ovviamente, di lavorare sui parametri chiave dell'efficacia di un adeguato livello di studio. Esiste la possibilità che sia necessario condurre una riqualificazione su larga scala dei dipendenti: specialisti - al fine di cambiare i compiti, e quindi le condizioni di lavoro, ma la direzione dovrà padroneggiare nuovi metodi di valutazione del lavoro dei subordinati. L'azienda potrebbe non essere pronta a dare al team più tempo per padroneggiare le innovazioni.

Sottigliezze di implementazione KPI

Il compito principale nell'implementazione del sistema KPI ("conzero ") - per prevenire atteggiamenti negativi nei suoi confronti da parte dei dipendenti. Pertanto, la direzione dell'azienda deve comunicare chiaramente il significato e i benefici pratici delle innovazioni a ciascuno dei subordinati il ​​cui lavoro è soggetto a valutazione successiva per l'efficacia. La migliore metodologia qui, secondo alcuni esperti del settore delle risorse umane, è una presentazione individuale, una spiegazione agli specialisti in posizioni specifiche: KPI - che cos'è e perché implementare questo sistema in azienda.

L'errore sarà la piantatura incondizionatai parametri di prestazione sotto forma di un ordine, ma il passo necessario è un appello da parte dei funzionari superiori della società. Se, per esempio, un manager di linea informa i subordinati nel suo dipartimento sull'attuazione imminente di KPI, allora questa informazione dovrebbe essere confermata anche dal direttore generale. Lo specialista deve capire che il sistema dei parametri chiave delle prestazioni non è un'invenzione del capo, ma un elemento della politica strategica dell'intera azienda.

La tempistica ottimale dell'implementazione dei KPI

Tra gli esperti c'è un parere che gli indicatoriKPI, se parliamo del sistema, dovrebbe essere implementato contemporaneamente a tutti i livelli della gestione aziendale - dagli specialisti ordinari ai top manager. Secondo questo punto di vista, i tempi di implementazione dei parametri chiave di prestazione non possono essere allungati nel tempo: il sistema inizia a funzionare immediatamente. L'unica domanda è come scegliere il momento ottimale del suo lancio. C'è un punto di vista che è sufficiente informare i dipendenti sul fatto di iniziare un KPI in circa tre mesi. Ciò risulta essere sufficiente per il personale dell'azienda per studiare le specifiche della valutazione futura dell'efficacia del proprio lavoro.

C'è anche la tesi che può fare un certo KPIlavorare in parallelo con il precedente sistema di pagamento. A seconda del grado di liberalismo delle autorità, il dipendente sarà in grado di scegliere autonomamente secondo quale schema sarà retribuito. È possibile motivare completamente una persona a lavorare su un nuovo KPI a scapito di bonus e bonus, le condizioni per l'ottenimento che saranno chiaramente indicate nei parametri chiave.

Le fasi di creazione di un sistema KPI

In realtà, come tale, l'introduzione di meccanismi KPIpreceduto da diverse fasi del lavoro preparatorio. Innanzitutto, questo è il periodo associato alla formulazione degli obiettivi strategici che sono stabiliti per l'azienda. Nell'ambito della stessa fase di lavoro, il concetto generale è diviso in aree tattiche, la cui efficacia deve essere misurata. In secondo luogo, è lo sviluppo di indicatori chiave di prestazione, la definizione della loro essenza. In terzo luogo, è il lavoro sulla distribuzione dei poteri ufficiali relativi all'attuazione del sistema, in modo che ogni responsabile ponga una domanda come "KPI - che cos'è?"

Quindi, tutti gli indicatori saranno correttiper individui specifici (reparti) in azienda. In quarto luogo, potrebbe essere necessario adeguare gli attuali processi aziendali (se richiesto da una strategia aggiornata). In quinto luogo, è lo sviluppo di un nuovo sistema di motivazione dei dipendenti, la creazione di formule salari secondo criteri nuovi. Dopo aver completato tutte queste procedure, è possibile eseguire il sistema KPI.

Requisiti KPI

Come accennato in precedenza, i KPI sono indicatori chiave.efficacia, inseparabilmente legata agli obiettivi dell'azienda. La qualità del targeting è un requisito chiave per il sistema KPI. Gli obiettivi possono essere formati secondo diversi principi, ma uno dei più popolari nell'ambiente HR è il concetto SMART. Significa "specifico" (specifico), "misurabile" (misurabile), "realizzabile" (ottenibile), "pertinente al risultato" (rilevante), "legato al tempo" (a tempo) e, di conseguenza, dando lavoro e KPI di alta qualità.

Esempi di obiettivi che soddisfano questi criteri: "Aprire così tanti (misurabili) punti vendita (specifici) in città (rilevanti) nel primo trimestre (a termine)", oppure "vendere così tanti biglietti aerei in direzione di tale e di quel paese in tre settimane". Ogni obiettivo dovrebbe essere suddiviso in attività, che a loro volta vengono ridotte al livello di KPI personali (per dipendenti o divisioni). Il numero ottimale di loro, come alcuni esperti ritengono, è 6-8.

Automazione KPI

Uno dei fattori per l'implementazione KPI di successo èinfrastruttura tecnologica. Poiché i parametri chiave delle prestazioni sono un insieme di indicatori razionali, un computer funzionerà molto bene con loro. Esistono molte soluzioni software per la gestione dei KPI. Le possibilità disponibili in tali distribuzioni sono piuttosto ampie. Innanzitutto, è una comoda presentazione delle informazioni (sotto forma di grafici, analisi, documentazione) sui processi associati ai KPI. Cosa dà questo? Principalmente, l'unità della percezione dei dati, riducendo la probabilità di un'interpretazione errata dei numeri. In secondo luogo, è l'automazione della raccolta e del calcolo degli indicatori di prestazione. Terzo, è l'esecuzione di analisi multidimensionali (con grandi volumi di cifre), che saranno difficili per una persona senza un programma. In quarto luogo (in presenza dell'infrastruttura di rete), lo scambio di informazioni tra i singoli dipendenti e la creazione di canali di feedback "capo-schiavo".